De toekomst laat zich niet voorspellen. In onze snel veranderende wereld is het wél van grote toegevoegde waarde om mogelijke toekomsten te voorzien, erop te anticiperen en er vervolgens sneller op te kunnen reageren. Dit is de essentie van scenarioplanning.

Openheid naar de omgeving

Bij Thaesis hebben wij ervaren dat scenarioplanning bij kan dragen aan betere strategische besluitvorming. Dat effect wordt niet veroorzaakt door in te zetten op de mooiste, meest inspirerende en verst reikende scenario’s, maar door in te zetten op een grote mate van openheid naar de omgeving. Zo leren onze opdrachtgevers beter om te gaan met onzekerheid.

Onze 7 lessen bij het inzetten van scenarioplanning

1. Focus op kansen, oplossingen en vernieuwende inzichten, maar  gebruik ook bedreigingen, problemen en onwrikbare denkbeelden om tot gedeelde toekomstbeelden en -verhalen te komen.
2. Besteed heel veel aandacht aan het denken van mensen, want dat bepaalt in belangrijke mate of de te ontwikkelen scenario’s relevant, plausibel, uitdagend consistent en vernieuwend zullen zijn. Rek het denken op, maar behoud de verbinding met het mentale model van mensen.
3. Betrek mensen met een sterke eigen zienswijze van buiten de organisatie bij het ontwikkelen van de scenario’s, zij zien het niet beter dan onze opdrachtgevers maar anders en daarin schuilt meerwaarde. Dat kan bijvoorbeeld in een Visiepanel.
4. Besef dat het loskomen van de waan van de dag veel discipline vergt. Datzelfde geldt voor  het accepteren dat het in de scenario’s anders zal moeten gaan dan nu. De strategische dialoog die hierdoor ontstaat is waar het om gaat, de scenario’s zijn slechts het instrument.
5. Bereid de scenario’s voor door een groot aantal interne sleutelfiguren te interviewen. Stel vragen over de ambitie, de ongewenste uitkomsten, het verleden, de cultuur en de persoonlijke nalatenschap. Identificeer zelfstandig te begrijpen quotes en construeer de verhalen.
6. Ga niet op zoek naar wat gaat gebeuren, maar ga op zoek naar wat zou kunnen gebeuren. Het gaat niet om de waarschijnlijkheid van een scenario, maar om de vraag ‘Wat als… dit zich voordoet?’. Op die manier helpt een scenario om tot betere strategische besluiten te komen.
7. Formuleer een communicatiestrategie die rekening houdt met zowel de buitenste als de binnenste cirkel. Scenario’s hoeven lang niet altijd gedeeld te worden, want mensen nemen alleen waar wat past in hun mentale model. Identificeer en communiceer over hetgeen afwijkt en maak daarbij onderscheid tussen voorafbepaalde zekerheden en onzekerheden.

Van scenario’s naar strategie

Elk scenario heeft implicaties én leidt tot opties. Implicaties zijn condities waarbinnen de organisatie de realisatie van de strategische doelstellingen nastreeft. Denk aan uitdagingen, knelpunten, toenemende schaarste, opkomende behoeften of ontwikkelende competenties. Opties zijn mogelijke acties die in het licht van deze implicaties worden geïnitieerd. Zo vragen uitdagingen om tegenmaatregelen, knelpunten om alternatieven, toenemende schaarste om compenserende maatregelen, opkomende behoeften om nieuwe proposities en ontwikkelende competenties om nieuwe toepassingen. Zo leiden scenario’s tot strategische keuzes.