Dichter bij burger, patiënt en leerling organiseren en tegelijkertijd kosten verlagen. Dat is de tweeledige uitdaging voor veel organisaties in sociale sectoren als welzijn en zorg. Het evenwicht tussen (gedwongen) decentralisatie en (gewenste) kwaliteitsverhoging bevindt zich dan ook steeds vaker op regionale schaal. Dit vraagt om hernieuwde vormen van samenwerking. Bijvoorbeeld tussen de Rijksoverheid en gemeenten of tussen landelijke zorgverzekeraars en regionale coöperaties. Om de samenwerking in goede banen te leiden, worden zogenaamde regioplannen geschreven. Maar gezamenlijk een regioplan schrijven, hoe doe je dat precies?

1. Een vliegende start voor een regioplan

Voor de inhoud van het regioplan aan de orde kan komen, dienen de samenwerkende organisaties of leden eerst het proces en de context te verkennen. Om met het proces te beginnen: wie besluit, wat is de strategische focus en tot welke keuzecriteria leiden deze kaders? Door samen eerst de spelregels te bepalen, maakt het regioplan een vliegende start.

Figuur: het samenspel tussen keuzecriteria, strategische focus en organisatievorm

Bij een grote mate van onderling vertrouwen, kan versnelling worden gerealiseerd met het inschakelen van een strategisch facilitator. Door zich te laten faciliteren, zorgen de samenwerkende organisaties of leden voor diepgaande interactie, een grote mate van eigenaarschap en veel creativiteit. Dit leidt tot gedeelde uitkomsten van de hoogst mogelijke kwaliteit. Neem voor de mogelijkheden contact op met de adviseurs van Thaesis.

2. De analyse van de regio

Na een vliegende start, is een scherpe contextuele analyse op zijn plaats. Daarbij komen achtereenvolgens de actuele historie, de huidige situatie en de toekomstige ontwikkelingen aan de orde. Bij de gezamenlijke verkenning van de actuele historie wordt teruggeblikt en gezocht naar lessen die uit het verleden kunnen worden getrokken. Wat bepaalde het succes van eerdere regionale samenwerking? Wat impliceert dat voor onze ambitie?

In de huidige situatie gaat het om een gedeelde analyse van de regio. Wat zijn de kenmerken van de regio? Welke actoren spelen een rol en wat zijn de behoeften van deze landelijke, regionale of lokale actoren? Op welke wijze wordt momenteel in deze behoeften voorzien en hoe toekomstbestendig is dat? Ook de organisatorische, financiële en personele uitgangsposities spelen een rol, evenals wet- en regelgeving. Welke inzichten kunnen op basis hiervan worden gedeeld?

Naast demografische, geografische en economische regionale ontwikkelingen zijn er relevante maatschappelijke, technologische en sector specifieke trends te identificeren. Op basis hiervan ontstaan kansen voor samenwerking, professionalisering, innovatie en/of consolidatie. Door diepgravend trendonderzoek uit te voeren, kan het regioplan toekomstgericht worden gemaakt. Een tool voor trendonderzoek door professionals is TRNDR: een web en app based tool van Thaesis voor het beoordelen van trends op relevantie, het duiden van de kans of bedreiging en het delen van trends binnen de samenwerkingsorganisatie. Het gebruik maken van TRNDR kan uitsluitend als onderdeel van de dienstverlening van Thaesis.

3. De doelstellingen van het regioplan

De vliegende start heeft tot heldere kaders geleid en de grondige analyse van de regio tot gedeelde inzichten. De contouren van het regioplan zijn in zicht. In combinatie met de missie en visie van de samenwerkende organisaties of leden ontstaan vanuit tal van perspectieven ambities.

Dit is dan ook het moment om te gaan convergeren. Door gericht van strategische opties naar strategische doelstellingen te werken, wordt creativiteit gecombineerd met robuustheid. Scherpe doelstellingen zijn wederzijds exclusief en gezamenlijk compleet. Ook kennen doelstellingen een hiërarchie (doelenboom), een prioriteitsstelling (speerpunten), een financiële onderbouwing (businesscase) en/of een operationalisering (impact op cultuur, structuur, activiteiten en technologie).

Ten behoeve van opdrachtgevers, kan het noodzakelijk zijn om de doelstellingen in het regioplan te complementeren met een risico-analyse, een programmatisch budget, een mijlpalenplanning, een formatie-overzicht, een communicatieplan en/of een methodiek om de realisatie van de doelstellingen te kunnen monitoren. Het succes van het regioplan valt of staat echter met heldere kaders, gedeelde inzichten en scherpe doelstellingen.

Bij het schrijven van deze handreiking is gebruik gemaakt van de Strategiekamer, de accumulatie van bewezen methodieken en aanpakken uit de ervaring van Thaesis.